Comment recevoir des factures électroniques ?

Si vous souhaitez recevoir des factures électroniques structurées, il est essentiel de vous préparer en adoptant un logiciel compatible avec la facturation électronique, spécifiquement via le réseau Peppol. Ce réseau sécurisé permet de recevoir et d’envoyer des factures électroniques en toute simplicité, en standardisant les échanges entre entreprises. Voici les étapes à suivre pour recevoir des factures électroniques de manière optimale.

1. Adopter un logiciel compatible avec Peppol

Avant de pouvoir recevoir des factures électroniques, vous devez vous assurer que votre système de gestion (logiciel comptable, ERP, logiciel de facturation) soit capable de traiter les factures via le réseau Peppol. Il existe plusieurs solutions logicielles disponibles sur le marché, adaptées à différentes tailles d'entreprises. Veillez à ce que votre fournisseur de logiciel soit certifié pour l'intégration avec Peppol, garantissant ainsi la conformité avec les normes européennes en matière de facturation électronique.

2. L'inscription au réseau Peppol

Une fois que vous avez choisi votre logiciel, vous devrez vous inscrire sur le réseau Peppol. Cette étape est nécessaire pour activer l'échange de factures électroniques. De plus, l'inscription permettra à vos partenaires commerciaux de savoir que vous privilégiez ce moyen pour recevoir vos factures.

En inscrivant votre entreprise sur ce réseau, vous indiquez clairement que vous êtes prêt à recevoir des factures électroniques structurées, ce qui facilite la gestion et la conformité avec les normes européennes.

3. Recevoir les factures électroniques structurées via Peppol

Si vos fournisseurs sont déjà connectés au réseau Peppol, la réception des factures se fera automatiquement. Une fois que votre fournisseur est inscrit sur le réseau, les factures vous parviendront directement et en toute sécurité, sans intervention supplémentaire de votre part.

Dans le cas où vos fournisseurs n’utilisent pas encore Peppol, vous pouvez leur demander s'ils sont en mesure d’envoyer des factures par ce biais. À partir du 1er janvier 2026, les fournisseurs belges auront l'obligation légale de transmettre les factures par voie électronique. Toutefois, avant cette date, l'envoi de factures via Peppol reste facultatif.

4. Que faire si votre fournisseur n’utilise pas encore Peppol ?

Si certains de vos partenaires commerciaux n’utilisent pas encore Peppol, vous pouvez leur demander de l’adopter. En effet, même si l’adoption de Peppol n’est pas encore obligatoire pour tous les fournisseurs, elle le deviendra à partir du 1er janvier 2026 pour les entreprises belges. D’ici là, vous pouvez encourager vos fournisseurs à passer à la facturation électronique via ce réseau.

5. Pourquoi adopter la facturation électronique ?

L’adoption de la facturation électronique présente plusieurs avantages majeurs : réduction des erreurs humaines, simplification des processus administratifs, et respect des obligations fiscales. Par ailleurs, elle permet de répondre aux exigences légales croissantes en matière de digitalisation des échanges commerciaux.

Par ailleurs, le système Peppol offre une solution universelle qui est en train de se généraliser au sein de l'UE. Cela permettra aux entreprises de réduire les coûts liés à la gestion des factures papier, d’améliorer la transparence et d’accélérer les délais de traitement des paiements. De plus, Peppol étant un réseau sécurisé et normalisé, il garantit que les factures transmises sont authentiques et conformes aux normes fiscales en vigueur.