Préparer votre entreprise pour la facturation électronique en Belgique en 2026

À partir de janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour tous les assujettis belges, cette mesure vise non seulement à lutter contre la non-déclaration de TVA et à combattre l’évasion fiscale, mais elle s’inscrit également dans une initiative visant à moderniser et simplifier les processus de facturation. En favorisant la facturation électronique, elle permet aux entreprises de travailler de manière plus efficace, tout en réduisant considérablement l’utilisation de papier et en améliorant la gestion des documents.

1. Evaluez les systèmes actuels

Tout d'abord, il est essentiel d'examiner la manière dont la facturation est réalisée actuellement. Il se peut que vous disposiez déjà d'un système capable de gérer l’envoi de factures électroniques sans même en être conscient ! Voici les principaux scénarios :

a. Vous utilisez un logiciel dédié à la facturation

Si vous utilisez un logiciel facturation ou de comptabilité, il est probable qu'il soit déjà compatible avec la facturation électronique structurée. Pour vérifier cette compatibilité, il est recommandé de contacter le fournisseur de votre logiciel et de confirmer si votre version actuelle permet l’émission de factures électroniques conformément aux normes en vigueur.

b. Vous utilisez un système ERP ou un logiciel de gestion intégrée

Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) ou logiciels de gestion intégrée sont souvent déjà configurés pour traiter les formats XML et UBL, qui sont des normes pour les transactions électroniques. En ce qui concerne la mise en œuvre de la facturation électronique en Belgique via un ERP, deux principales options sont disponibles :

• Votre entreprise peut choisir d’adopter directement la norme PEPPOL et de gérer son propre point d’accès.
• Vous pouvez également confier la gestion des factures PEPPOL à un prestataire externe spécialisé.

c. Vous générez vos factures à l’aide de programmes tels que Word, Excel ou en format PDF

Si vos factures sont créées avec des outils tels que Word, Excel ou au format PDF, il est crucial de noter que ces formats ne sont pas conçus pour la facturation électronique structurée et ne permettent pas un traitement automatique efficace. De plus, ils ne garantissent pas un niveau de sécurité optimal pour les transactions électroniques.

Il est donc recommandé de commencer à explorer des solutions de facturation électronique structurée, de consulter les développeurs de ces outils et de considérer la transition vers des systèmes plus adaptés afin d'optimiser et de sécuriser vos processus de facturation. N'attendez pas le 1er janvier 2026 pour effectuer cette transition ; il est préférable de s’y préparer dès maintenant.

d. Vous émettez qu’un petit nombre de factures par an

Si vous émettez seulement un petit nombre de factures par an et que l’investissement dans un système de facturation électronique spécialisé ne semble pas justifié pour votre structure, vous avez la possibilité d’utiliser le portail Mercurius pour les factures B2G, ou Hermes qui est un outil permettant aux entreprises belges de passer plus facilement à la facturation électronique.

2. Adopter les exigences légales

La facturation électronique implique de respecter diverses normes et réglementations

• Tout assujetti, à partir de 2026, devra être en mesure d’envoyer des factures électroniques structurées et standardisées conformément à la norme européenne et au modèle Peppol.
• Les factures électroniques doivent être archivées conformément aux exigences légales belges, garantissant leur intégrité et leur accessibilité pendant 10 ans.

3. Assurer la formation continue de vos équipes

Il est essentiel de souligner que la formation est fondamentale pour réussir la transition. Organisez des sessions de formation pour vos équipes de facturation, comptables et administratives afin qu'elles maîtrisent les nouveaux outils et/ou processus. Assurez-vous également de fournir des guides et des procédures détaillées pour faciliter l’adoption des nouvelles pratiques de facturation.

4. Surveiller et adapter

La transition vers la facturation électronique est un processus en constante évolution. Il est crucial de rester régulièrement informé des changements législatifs et technologiques pour adapter vos pratiques en conséquence. De plus, il est judicieux de garantir la disponibilité d’un support technique capable de résoudre tout problème éventuel lié à la facturation électronique.

5. Tableau récapitulatif

Les factures Word, Excel, PDF sont encore légales dans toutes les situations B2B jusqu’au 31 décembre 2025. À partir du 1er janvier 2026, la facture électronique structurée sera obligatoire pour toutes les opérations entre les entreprises belges assujetties à la TVA.

Pour toutes les autres opérations, les factures en PDF resteront également valables après le 1er janvier 2026. C’est par exemple le cas pour les opérations avec des clients particuliers (B2C) ou la facturation internationale (au sein de l’UE et hors UE).